Forretningsorden for bestyrelsen

cvr-nr. 59188917
maj 2015

1. Selskabets ledelse og arbejdsdeling

Det er bestyrelsens opgave at varetage den overordnede og strategiske ledelse af selskabet og føre tilsyn med dets virk­somhed. Det er bestyrelsens overordnede ansvar, at selskabets faglige, administrative, juridiske og økonomiske forhold er i orden, således at selskabet til enhver tid kan opfylde sine nuværende og fremtidige forpligtelser i alle forhold.

Det er bestyrelsens ansvar en gang årligt på strategisemi­­naret at drøfte selskabets overordnede strategi og at sikre, at der løbende evalueres og følges op på strategien. I forlængelse heraf påhviler det bestyrelsen en gang årligt at drøfte og sikre, at de nødvendige kompetencer og finansielle ressourcer er til stede, for at institutionen kan nå sine strategiske mål.

Til bestyrelsen kan if. vedtægternes § 14 knyttes en juridisk rådgiver, der deltager i årsmødet og i fornødent omfang i bestyrelsesmøderne, og som i øvrigt kan konsulteres af både bestyrelse og direktør.

Bestyrelsen har ret til at undersøge alle forhold vedrørende selskabet. Direktøren har pligt til at sørge for, at bestyrelsen løbende modtager den fornødne rapportering, herunder en fast forhåndsorientering om større økonomiske prio­ri­teringer, eksempelvis større fondsansøgninger.

If. vedtægternes § 12 har direktøren til opgave at varetage den daglige ledelse af selskabet og personalet inden for de retningslinjer og anvisninger, som aftales med bestyrelsen. Direktøren er ikke medlem af bestyrelsen, men deltager i alle ordinære bestyrelsesmøder.

Det er direktørens ansvar at lede og tegne selskabets faglige profil i overensstemmelse med vedtægterne og bestyrelsens bestemmelser herom og i den daglige ledelse at sikre, at alle faglige, administrative, juridiske og økonomiske forhold er i orden.

Det er bestyrelsens ansvar at fastlægge klare bemyndigelser til direktøren samt løbende at påse, at direktøren varetager sit hverv på behørig måde samt at vurdere og kontrollere direktørens arbejde gennem en formaliseret dialog. I for­længelse heraf påhviler det bestyrelsen at afholde en årlig lederudviklingssamtale, hvor direktøren bl.a. kan få afklaret eventuelle usikkerheder mht. bestyrelsens forventninger.

2. Mødeindkaldelse og mødehyppighed

Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden efter aftale med direktøren med mindst én uges varsel. Direktøren påser, at alt nødvendigt bilagsmateriale så vidt muligt fremsendes inden samme frist. Der afholdes mindst 4 ordinære bestyrel­sesmøder og mindst et strategiseminar årligt. Disse møder koordineres med kalenderen på næste side, hvoraf det også fremgår, hvem i og uden for bestyrelsen særlige opgaver i forbindelse med bestyrelsesarbejdet påhviler.

 

  Regnskabschef Revisor Direktør og Formand Bestyrelsen Administration
Januar         Reminder til medlemmer vedr. frist for indstillinger

Varsling af evt. udskiftning til bestyrelsen
Februar Årsrapport m.m. (Årsregnskab):
Klargøring til revisor
Regnskabs- og forvaltningsrevision Ledelsesberetning   Årsberetning udarbejdes
Marts Møde m. direktør og revisor om årsrapporten m.m.

Regnskabsfremlæggelse for bestyrelsen
Årsrapport, protokollat og ledelseserklæring

Møde m. direktør

Deltagelse i regnskabsfremlæggelse for bestyrelsen
  Møde: Godkendelse af årsrapport m.v. samt årsberetning

Deadline for bestyrelsens indstillinger vedr. nye medlemmer og nye udgivelser
Deadline for manuskript til årsberetning

Nyhedsbrev
April   Trykning og levering af årsrapport, protokollat og ledelseserklæring     Trykning og levering af årsberetning

Indkaldelse til årsmøde og udsendelse af bilag (sendes 3 uger inden møde)
Maj Særlige udsendelser til fondene efter årsmødet ifølge udsendelsesliste i arkivet      Årsmøde Efter årsmødet:
Årsberetning udsendes til samarbejdspartnere

Breve til nye medlemmer og nye udgivere
Juni Senest 30. juni:
Regnskabsaflæggelse til Kulturstyrelsen
    Møde: 
Evaluering af årsmødet
 
Juli          
August          
September Budgetopstart til kommende år     Dato for årsmøde skal fastlægges Årsmødedato:
Book Vartov

Julestuedato:
Book VS
Oktober Senest 31. oktober:
Budget til Kulturministeriet
  Budget Godkendelse af budget Nyhedsbrev til tryk og udsendelse (mail og brev)
November         Bogforum

Invitation til julestue
December     Julestue    

 

Bestyrelsen kan afholde yderligere møder med eller uden deltagelse af direktøren. Dagsordenen for et bestyrelsesmøde skal indeholde mindst nedenstående punkter. Øvrige punkter aftales mellem for­manden og direktøren; ethvert medlem af bestyrelsen kan dog ved henvendelse til formanden (eller i dennes fravær: direktøren) senest 8 dage før mødet forlange at få punkter på dagsordenen.

  • Godkendelse af dagsorden
  • Godkendelse af referat fra forrige bestyrelsesmøde
  • Meddelelser
  • Eventuelt

Medarbejderrepræsentanten påser, at dagsordenen videre­gives til medarbejderne til orientering.

Ordinære møder samt det årlige strategiseminar afholdes ved fremmøde. Øvrige møder kan afholdes elektronisk, hvis alle er enige herom. Bestyrelsen kan indkalde andre personer til at deltage i bestyrelsesmøderne eller dele heraf, når besty­relsen finder dette ønskeligt.

Bestyrelsesmøderne ledes af formanden, der kan overlade den praktiske behandling af mødet eller af enkelte møde­punkter til direktøren.

3. Referat

Efter indstilling fra direktøren vælger bestyrelsen blandt personalet en referent til bestyrelsesmøderne, som deltager uden tale- og stemmeret.

Bestyrelsens referent tager mødereferat. Referatet skal som minimum indeholde bestyrelsens beslutninger. Et tilstedeværende medlem, der ikke er enig i en beslutning, har ret til at få sin mening indført i referatet. Referatet udsendes til bestyrelsesmedlemmerne senest en uge efter mødet; medlemmerne har derefter en uge til at forhåndsgodkende med eventuelle kommentarer. Ved begyndelsen af hvert bestyrelsesmøde godkendes referatet fra det foregående møde. Det godkendte referat opbevares i selskabets arkiv. Efter bestyrelsens forhåndsgodkendelse kan referatet videregives af medarbejderrepræsentanten til medarbejderne til orientering.

Hvert mødereferat skal foruden datering indeholde:

  • Navn på mødedeltagerne
  • Dagsorden og eventuelle ændringer
  • Godkendelse af seneste referat
  • Bestyrelsens beslutninger
  • Navn på referenten

4. Tavshedspligt og videregivelse af informationer

Samtlige bestyrelsesmedlemmer, direktøren og referenten har tavshedspligt med hensyn til følsomme informationer, som de under udførelsen af deres hverv har fået kendskab til.

5. Udtalelser til offentligheden

Formanden eller direktøren udtaler sig til offentligheden på bestyrelsens vegne og i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger.

6. Inhabilitet

Bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt en mødedeltager er inhabil ved behandlingen af sager, der vedrører vedkom­mendes personlige interesse.

7. Revision

Bestyrelsen og direktøren påser, at der foretages revision af selskabets regnskaber og forvaltning én gang årligt, og at årsrapporten får behørig revisionspåtegning. Inden afhol­delse af årsmødet får bestyrelsen på et bestyrelsesmøde forelagt årsrapport, revisionsprotokollat og ledelseserklæring til godkendelse. I dette møde deltager selskabets revisor og kontorleder. I tvivlstilfælde er bestyrelsens medlemmer selv ansvarlige for at få tvivl vedrørende de enkelte poster afklaret.

8. Honorar

Bestyrelsens medlemmer honoreres ikke, men modtager sammen med den juridiske konsulent og referenten et ek­sem­plar af alle nye udgivelser.

9. Tegningsret

Selskabet tegnes af formanden og direktøren i fællesskab, ved forfald af en af disse sammen med et øvrigt bestyrelses­med­lem.

10. Ændring af forretningsorden

Forretningsordenen, der er i overensstemmelse med sel­ska­bets vedtægter, kan kun ændres af bestyrelsen ved kvalifi­­ce­ret flertal.


Vedtaget på bestyrelsesmødet 5. maj 2015

Chr. Gorm Tortzen, formand   Henrik Galberg Jacobsen
Uffe Andreasen   Sebastian Olden-Jørgensen
Anne Mette Hansen   Jesper Gehlert Nielsen, medarbejderrepræsentant